Surat Menyurat

Menurut pendapat saya yang di sertai dengan referensi-refensi beberapa blog yang saya baca adalah, informasi atau pemberitahuan yang di sampaikan oleh seseorang, kelompok atau organisasi, lembaga dan lain sebagainya dalam bentuk tertulis dengan kertas ataupun dengan email baik itu secara formal atupun non formal agar informasi atau pemberitahuan sampai kepada yang menerima.

Adapun fungsi dari surat tersebut adalah telah saya sampaikan sebelumnya yaitu merupakan memberikan informasi atau pemberitahuam dari dan kepada oleh seseorang, kelompok atau organisasi lembaga dan lain sebagainya dalam bentuk tertulis dengan kertas ataupun dengan email dengan harapan dengan surat tersebut mendapat balasan dan pemahaman yang dapat di terima penerima dan pengirim.

Kemudian adapun penulisan surat harus memenuhi persyaratan-peryaratan yang baik pula, seperti ;

a. Bagian-bagian surat harus di susun dengan benar, baik itu kop surat, tempat tanggal, subjek, kepada siapa surat akan di tuju.

b. Maksud dan tujuan dengan dikirimnya surat juga harus lugas tegas dan tepat sasaran, karena dengan isi surat yang saya sampaikan seperti di atas pembaca di harapkan memahami apa maksud dan tujuan, jangan telalu bertele-tele dan panjang lebar, karena pembaca surat akan  kesulitan untuk memahami.

c. Bahasa, gunakanlah bahasa yang baik, sopan dan kalimat yang mudah di mengerti.

Pembahasan selanjutnya masalah bahasa yang akan di gunakan, pemakaian bahasa tergantung kepada siapa surat itu akan kita tujukan, teman, sekolah, perusahaan formal atau nin formal. Penggunaan bahasa atau gaya bahasa di sesuaikan dengan tujuan kepada siapa yang kita tuju.

Berikutnya bagian-bagian surat akan kita bahas, apa saja yang harus kita perhatikan

1. Kepala Surat/ Kop Surat
Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian teratas dalam sebuah surat. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga bisa menjadi alat promosi. Bagian surat yang pertama ini berisi:

Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau organisasi,

Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,

Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,

Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.

Biasanya setelah penulisan kepala surat atau kop surat terdapat sebuah garis horizontal pemisah yang memisahkan antara kepala surat dengan bagian-bagian surat yang lain seperti tempat dan tanggal pembuatan.

2. Tempat dan Tanggal Surat
Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut. Untuk tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.

Contoh:
Depok, 16 Agustus 2018
Trenggalek, 20 Mei 1983

3. Nomor Surat
Sebuah surat resmi yang mewakili sebuah lembaga, instansi, perusahaan atau organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang dikeluarkan atau yang diterima. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:

Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya kembali apabila diperlukan

Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh organisasi, lembaga atau perusahaan

Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya

Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.

Contoh:
Nomor: 001/AFM/20/05/1983
Nomor: 017/AGSTS/17/08/1945

4. Lampiran
Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak terdapat berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.

5. Hal
Pada bagian surat ke lima ini berisi hal atau perihal. Hal berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai pokok isi surat tersebut.

Berikut beberapa contoh-contoh surat sederhana ;

1. Contoh surat dinas sekolah

SMA Negeri 1 Depok
Jl. Jend. Ahmad Yani No. 1 Depok
No. Telp. (021) 6503333

Depok, 20 Agustus 2018

No            : 002/SMAN 1 Depok/08/2018
Lampiran  : –
Perihal      : Undangan

Yth. Orang tua / Wali Murid
Kelas XII SMA Negeri 1
Depok

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan pengetahuan para siswa siswi SMAN 1 Jakarta khususnya kelas XIII. Maka melalui surat ini kami selaku badan pendidikan sekolah, bermaksud mengadakan studi lapangan bagi siswa siswi baik kelas IPA di luar sekolah.

Adapun acara tersebut akan kami laksanakan pada :

Hari/Tanggal	:	Senin/26 Maret 2018
Pukul	:	08.00 – Selesai
Tempat	:	Aula SMA Negeri 1 Depok
Acara	:	Penelitian Flora Langka

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas segala perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,
Kepala SMA Negeri 1 Depok,

2. Surat pribadi

Depok, 20 Agustus 2018

My Lovely Mama dan Papa
Di Bekasi

Assalamualaikum wr. wb.

Mama Papa apa kabar? Semoga Mama, Papa, dan Nenek sehat selalu di sana. Alhamdulillah Aang di sini baik-baik saja.

Ma, Pa, liburan semester ini Aang tidak bisa pulang ke Samarinda. Aang sedang ada Kerja Praktik (KP) selama 1 bulan di sebuah perusahaan. Dan satu hal lagi, jika Mama dan Papa ada rezeki, Aang butuh kiriman uang bulan ini. Semoga Mama dan Papa maklum karena banyak hal yang harus Aang urus selama Kerja Praktik ini.

Aang janji pada Mama dan Papa akan belajar dengan rajin agar Aang dapat nilai bagus dan bisa lulus tepat waktu. Nilam rindu pada semua keluarga di Samarinda. Sekian dulu surat dari Aang, mohon doa restu dari Mama dan Papa semoga diberi kelancaran dalam melaksanakan KP.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Salam rindu dari ananda,

3. Surat Peasanan Barang

CV. MAJU MUNDUR SYANTIK
Jln. Ketang No. 10A
Jakarta

Nomor: 255/IM/IV/2018
Lampiran: –
Hal: Pesanan Barang Elektronik

Kepada PT. Elektro
Jln. Buntu No. 202
Jakarta

Dengan Hormat,
Berdasarkan informasi dari surat yang telah saudara ajukan, kami berkeinginan untuk memesan beberapa barang Elektronik sebagai berikut :

1. 22 Unit Kulkas
2. 20 Unit Mesin Cuci
3. 30 Unit TV
4. 10 Unit Kipas Angin
5. 5 Unit AC

Pembayaran kami lakukan secara kredit sesuai dengan ketentuan dari perusahaan saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah menerima barang dalam keadaan baik.

Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

CV. Maju Mundur Syantik,

Referensi ;

https://www.suratresmi.id/contoh-surat/
http://www.padahakan.com/2016/01/cara-menulis-surat-yang-baik-dan-benar.html
https://muthiaa.wordpress.com/2012/06/20/surat-menyurat/